Privacy Policy

Last updated: July 2026  ·  Version 1.0

This Privacy Policy explains how Hoong Dai Commercial Services Centre (“Hoong Dai”, “we”, “us” or “our”) collects, uses, discloses, stores and protects your personal data when you visit our website, contact us, request a quotation, apply for a job, or engage our company incorporation, secretarial, accounting, tax, payroll and related services. We are committed to handling your personal data in accordance with the Personal Data Protection Act 2010 of Malaysia (“PDPA”), as amended. This Policy applies where Hoong Dai acts as the data user (controller) that determines how and why your personal data is processed. Where we instead process personal data on behalf of a client under a service engagement, our separate Personal Data Protection Policy (Client Data Processing) applies.

1. Who We Are

Hoong Dai Commercial Services Centre is a Malaysian corporate-services firm based in Johor Bahru, providing company incorporation, company secretarial, accounting and bookkeeping, taxation, payroll, e-invoicing and related services. For the personal data described in this Policy, Hoong Dai is the data user responsible for your personal data.

2. Consent (General Principle)

We will not process your personal data unless you have given your consent. By submitting your information through our forms (contact, enquiry, quotation, document checklist or job application), ticking the “I agree to the Privacy Policy” box, or otherwise providing your personal data to us, you consent to us collecting, using and disclosing your personal data as described in this Policy. Where you provide us with the personal data of third parties (for example directors, shareholders, employees or family members), you confirm that you have obtained their consent for us to process their data.

3. Personal Data We Collect

• Identity & contact details — name, NRIC/passport number, residential and business address, email, phone/WhatsApp number, and (where required) gender and date of birth.
• Business & corporate information — company name, registration number, and details of directors, shareholders, officers and beneficial owners, together with the documents needed to provide our services.
• “Know Your Client” (KYC / due-diligence) information — where required by law to verify identity and beneficial ownership, we may collect copies of identification documents, nationality, tax residence, source of funds/wealth and related information.
• Financial & accounting records — where you engage our accounting, tax, payroll or e-invoicing services.
• Recruitment data — resume/CV, qualifications, work and education history, and any information you include when applying for a job.
• Technical data — basic website-usage information collected through standard server logs and essential cookies.

Some of the above may be “sensitive personal data” under the PDPA (for example information about health or, following the 2024 amendment, biometric data). We collect sensitive personal data only where necessary, and with your explicit consent or as otherwise permitted by law.

4. Purposes of Processing (Notice & Choice)

We collect and process your personal data for the following purposes:

• To respond to your enquiries, prepare quotations and provide the services you request.
• To carry out company incorporation, secretarial, accounting, tax, payroll, e-invoicing and related compliance work.
• To perform our contract with you and administer our client relationship, including billing and record-keeping.
• To meet our legal, regulatory and statutory obligations, including KYC / anti-money-laundering checks and filings with authorities such as SSM, LHDN, KWSP/EPF and PERKESO/SOCSO.
• To assess and process job applications.
• For our legitimate business interests, such as improving our services, and maintaining security and preventing fraud.
• With your consent, to send you service updates or information about services that may interest you.

Providing your personal data is voluntary. However, if you choose not to provide the data we require, we may be unable to respond to you or provide our services.

5. Marketing Communications

We will only send you marketing communications by email, WhatsApp or other electronic means where you have consented, or where otherwise permitted by law. You may withdraw your consent or unsubscribe at any time, at no cost, by contacting us using the details in the last section — this will not affect the lawfulness of any processing carried out before your withdrawal.

6. How We Share Your Personal Data

We keep your personal data confidential and do not sell it. We may disclose it, only where necessary, to the following categories of recipients:

• Government bodies and regulators as required to deliver our services or comply with law (e.g. SSM, LHDN, KWSP, PERKESO, Royal Malaysian Customs).
• Professional advisers, auditors and appointed service providers (including IT, software and cloud providers) who assist us, under confidentiality obligations and only in accordance with our instructions.
• Any party where disclosure is required or permitted by law, or in connection with legal proceedings.
• A successor entity in the event of a merger, acquisition, reorganisation or transfer of our business or assets.
• Any other party where you have given your consent.

7. International Transfers of Personal Data

Your personal data is generally stored and processed in Malaysia. Where our service providers (for example cloud, accounting or payroll software providers) process personal data outside Malaysia, we will take reasonable steps to ensure that the transfer complies with the PDPA and that your personal data continues to be protected by appropriate safeguards.

8. Security

We take practical steps to protect your personal data from loss, misuse, unauthorised access, modification or disclosure, through appropriate physical, technical and organisational measures. We also require third parties who process personal data on our behalf to keep it secure and confidential.

9. Retention

We retain your personal data only for as long as necessary to fulfil the purposes above and to comply with legal, accounting and tax record-keeping requirements under Malaysian law. Accounting and tax records are generally kept for at least seven (7) years, and KYC / customer due-diligence records for the period required under applicable anti-money-laundering law. When no longer required, your data will be securely destroyed or permanently deleted.

10. Data Integrity

We take reasonable steps to ensure the personal data we hold is accurate, complete, not misleading and kept up to date. Please help us by informing us of any changes to your personal data.

11. Your Rights (Access & Correction)

Subject to the conditions set out in the PDPA, you have the right to:

• request access to the personal data we hold about you;
• request correction of inaccurate, incomplete, misleading or out-of-date data;
• withdraw your consent, or limit the processing of your data, at any time;
• require us to stop processing your personal data for direct marketing;
• where applicable, request the transfer of your personal data to another party (data portability); and
• enquire about how your personal data is being processed.

To exercise any of these rights, please contact us using the details in the last section. We will respond in accordance with the PDPA. Please note that withdrawing consent may mean we can no longer provide certain services to you. You may also lodge a complaint with the Personal Data Protection Commissioner of Malaysia if you believe your rights have been infringed.

12. Cookies

Our website uses only minimal, essential cookies and standard server logs needed for the site to function. We do not use cookies to build advertising profiles of you.

13. Changes to This Policy

We may update this Privacy Policy from time to time. The latest version will always be published on this page with the “Last updated” date.

In the event of any inconsistency between the English, Bahasa Malaysia and Chinese versions of this document, the English version shall prevail.

Kemas kini terakhir: Julai 2026  ·  Versi 1.0

Dasar Privasi ini menerangkan bagaimana Hoong Dai Commercial Services Centre (“Hoong Dai”, “kami”) mengumpul, menggunakan, mendedahkan, menyimpan dan melindungi data peribadi anda apabila anda melayari laman web kami, menghubungi kami, meminta sebut harga, memohon pekerjaan, atau menggunakan perkhidmatan pemerbadanan syarikat, kesetiausahaan, perakaunan, cukai, gaji dan perkhidmatan berkaitan kami. Kami komited untuk mengendalikan data peribadi anda menurut Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 Malaysia (“PDPA”), sebagaimana yang dipinda. Dasar ini terpakai apabila Hoong Dai bertindak sebagai pengguna data (pengawal) yang menentukan cara dan tujuan data peribadi anda diproses. Sekiranya kami memproses data peribadi bagi pihak pelanggan di bawah suatu penugasan perkhidmatan, Dasar Perlindungan Data Peribadi (Pemprosesan Data Pelanggan) kami yang berasingan akan terpakai.

1. Siapa Kami

Hoong Dai Commercial Services Centre ialah firma perkhidmatan korporat Malaysia yang berpangkalan di Johor Bahru, menyediakan perkhidmatan pemerbadanan syarikat, kesetiausahaan syarikat, perakaunan dan simpan kira, percukaian, gaji, e-invois dan perkhidmatan berkaitan. Bagi data peribadi yang diterangkan dalam Dasar ini, Hoong Dai ialah pengguna data yang bertanggungjawab ke atas data peribadi anda.

2. Kebenaran (Prinsip Am)

Kami tidak akan memproses data peribadi anda melainkan anda telah memberikan kebenaran. Dengan menghantar maklumat anda melalui borang kami (hubungi, pertanyaan, sebut harga, senarai semak dokumen atau permohonan pekerjaan), menanda kotak “Saya bersetuju dengan Dasar Privasi”, atau sebaliknya memberikan data peribadi anda kepada kami, anda bersetuju bahawa kami boleh mengumpul, menggunakan dan mendedahkan data peribadi anda seperti yang diterangkan dalam Dasar ini. Sekiranya anda memberikan data peribadi pihak ketiga (contohnya pengarah, pemegang saham, pekerja atau ahli keluarga), anda mengesahkan bahawa anda telah memperoleh kebenaran mereka untuk kami memproses data tersebut.

3. Data Peribadi Yang Kami Kumpul

• Butiran identiti & hubungan — nama, nombor kad pengenalan/pasport, alamat kediaman dan perniagaan, e-mel, nombor telefon/WhatsApp, dan (jika diperlukan) jantina serta tarikh lahir.
• Maklumat perniagaan & korporat — nama syarikat, nombor pendaftaran, dan butiran pengarah, pemegang saham, pegawai dan pemilik benefisial, berserta dokumen yang diperlukan untuk menyediakan perkhidmatan kami.
• Maklumat “Kenali Pelanggan Anda” (KYC / usaha wajar) — apabila dikehendaki oleh undang-undang untuk mengesahkan identiti dan pemilikan benefisial, kami mungkin mengumpul salinan dokumen pengenalan, kewarganegaraan, pemastautin cukai, sumber dana/kekayaan dan maklumat berkaitan.
• Rekod kewangan & perakaunan — apabila anda menggunakan perkhidmatan perakaunan, cukai, gaji atau e-invois kami.
• Data pengambilan pekerja — resume/CV, kelayakan, sejarah kerja dan pendidikan, serta sebarang maklumat yang anda sertakan semasa memohon pekerjaan.
• Data teknikal — maklumat asas penggunaan laman web yang dikumpul melalui log pelayan standard dan cookies penting.

Sebahagian daripada perkara di atas mungkin merupakan “data peribadi sensitif” di bawah PDPA (contohnya maklumat tentang kesihatan atau, berikutan pindaan 2024, data biometrik). Kami hanya mengumpul data peribadi sensitif apabila perlu, dan dengan kebenaran nyata anda atau sebagaimana yang dibenarkan oleh undang-undang.

4. Tujuan Pemprosesan (Notis & Pilihan)

Kami mengumpul dan memproses data peribadi anda untuk tujuan berikut:

• Untuk menjawab pertanyaan anda, menyediakan sebut harga dan memberikan perkhidmatan yang anda minta.
• Untuk menjalankan kerja pemerbadanan syarikat, kesetiausahaan, perakaunan, cukai, gaji, e-invois dan pematuhan berkaitan.
• Untuk melaksanakan kontrak kami dengan anda dan mentadbir hubungan pelanggan, termasuk pengebilan dan penyimpanan rekod.
• Untuk memenuhi kewajipan undang-undang, kawal selia dan statutori kami, termasuk semakan KYC / anti-pengubahan wang haram dan pemfailan dengan pihak berkuasa seperti SSM, LHDN, KWSP/EPF dan PERKESO/SOCSO.
• Untuk menilai dan memproses permohonan pekerjaan.
• Untuk kepentingan perniagaan sah kami, seperti menambah baik perkhidmatan, serta mengekalkan keselamatan dan mencegah penipuan.
• Dengan kebenaran anda, untuk menghantar kemas kini perkhidmatan atau maklumat tentang perkhidmatan yang mungkin menarik minat anda.

Pemberian data peribadi anda adalah secara sukarela. Walau bagaimanapun, jika anda memilih untuk tidak memberikan data yang kami perlukan, kami mungkin tidak dapat membalas anda atau menyediakan perkhidmatan kami.

5. Komunikasi Pemasaran

Kami hanya akan menghantar komunikasi pemasaran melalui e-mel, WhatsApp atau cara elektronik lain apabila anda telah memberi kebenaran, atau sebagaimana yang dibenarkan oleh undang-undang. Anda boleh menarik balik kebenaran atau berhenti melanggan pada bila-bila masa, tanpa kos, dengan menghubungi kami menggunakan butiran dalam bahagian terakhir — ini tidak akan menjejaskan kesahihan sebarang pemprosesan yang dijalankan sebelum penarikan balik anda.

6. Bagaimana Kami Berkongsi Data Peribadi Anda

Kami merahsiakan data peribadi anda dan tidak menjualnya. Kami hanya boleh mendedahkannya, apabila perlu, kepada kategori penerima berikut:

• Badan kerajaan dan pihak berkuasa kawal selia sebagaimana yang diperlukan untuk menyampaikan perkhidmatan kami atau mematuhi undang-undang (cth. SSM, LHDN, KWSP, PERKESO, Kastam Diraja Malaysia).
• Penasihat profesional, juruaudit dan penyedia perkhidmatan yang dilantik (termasuk penyedia IT, perisian dan awan) yang membantu kami, tertakluk kepada kewajipan kerahsiaan dan hanya menurut arahan kami.
• Mana-mana pihak yang pendedahannya dikehendaki atau dibenarkan oleh undang-undang, atau berkaitan dengan prosiding undang-undang.
• Entiti pengganti sekiranya berlaku penggabungan, pemerolehan, penyusunan semula atau pemindahan perniagaan atau aset kami.
• Mana-mana pihak lain apabila anda telah memberikan kebenaran anda.

7. Pemindahan Data Peribadi ke Luar Negara

Data peribadi anda pada amnya disimpan dan diproses di Malaysia. Apabila penyedia perkhidmatan kami (contohnya penyedia perisian awan, perakaunan atau gaji) memproses data peribadi di luar Malaysia, kami akan mengambil langkah munasabah untuk memastikan pemindahan tersebut mematuhi PDPA dan bahawa data peribadi anda terus dilindungi oleh perlindungan yang sesuai.

8. Keselamatan

Kami mengambil langkah praktikal untuk melindungi data peribadi anda daripada kehilangan, penyalahgunaan, akses tanpa kebenaran, pengubahsuaian atau pendedahan, melalui langkah fizikal, teknikal dan organisasi yang sesuai. Kami juga menghendaki pihak ketiga yang memproses data peribadi bagi pihak kami untuk memastikannya selamat dan sulit.

9. Pengekalan

Kami hanya menyimpan data peribadi anda selama mana yang perlu untuk memenuhi tujuan di atas dan mematuhi keperluan penyimpanan rekod undang-undang, perakaunan dan cukai di bawah undang-undang Malaysia. Rekod perakaunan dan cukai pada amnya disimpan sekurang-kurangnya tujuh (7) tahun, dan rekod KYC / usaha wajar pelanggan bagi tempoh yang dikehendaki di bawah undang-undang anti-pengubahan wang haram yang berkenaan. Apabila tidak lagi diperlukan, data anda akan dimusnahkan dengan selamat atau dipadam secara kekal.

10. Integriti Data

Kami mengambil langkah munasabah untuk memastikan data peribadi yang kami simpan adalah tepat, lengkap, tidak mengelirukan dan dikemas kini. Sila bantu kami dengan memaklumkan sebarang perubahan pada data peribadi anda.

11. Hak Anda (Akses & Pembetulan)

Tertakluk kepada syarat yang ditetapkan dalam PDPA, anda berhak untuk:

• meminta akses kepada data peribadi yang kami simpan tentang anda;
• meminta pembetulan data yang tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan atau lapuk;
• menarik balik kebenaran anda, atau mengehadkan pemprosesan data anda, pada bila-bila masa;
• menghendaki kami berhenti memproses data peribadi anda untuk pemasaran langsung;
• jika berkenaan, meminta pemindahan data peribadi anda kepada pihak lain (kemudahalihan data); dan
• membuat pertanyaan tentang cara data peribadi anda diproses.

Untuk melaksanakan mana-mana hak ini, sila hubungi kami menggunakan butiran dalam bahagian terakhir. Kami akan membalas menurut PDPA. Sila ambil perhatian bahawa menarik balik kebenaran mungkin bermakna kami tidak lagi dapat menyediakan perkhidmatan tertentu kepada anda. Anda juga boleh membuat aduan kepada Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi Malaysia sekiranya anda percaya hak anda telah dilanggar.

12. Cookies

Laman web kami hanya menggunakan cookies penting yang minimum dan log pelayan standard yang diperlukan untuk laman berfungsi. Kami tidak menggunakan cookies untuk membina profil pengiklanan tentang anda.

13. Perubahan pada Dasar Ini

Kami mungkin mengemas kini Dasar Privasi ini dari semasa ke semasa. Versi terkini akan sentiasa diterbitkan di halaman ini dengan tarikh “Kemas kini terakhir”.

Sekiranya terdapat sebarang percanggahan antara versi Bahasa Inggeris, Bahasa Malaysia dan Bahasa Cina dokumen ini, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.

最后更新:2026 年 7 月  ·  版本 1.0

本隐私政策说明 Hoong Dai Commercial Services Centre(以下简称「宏徕」「我们」)在你浏览本网站、联系我们、索取报价、应聘职位,或委托我们的公司注册、秘书、会计、税务、薪资及电子发票等相关服务时,如何收集、使用、披露、储存及保护你的个人资料。我们承诺依据马来西亚《2010 年个人资料保护法令》(经修订,以下简称「PDPA」)处理你的个人资料。本政策适用于宏徕作为「资料使用者(控制者)」、决定你的个人资料如何及为何被处理的情形。若我们是在服务委托下代表客户处理个人资料,则适用我们另行制定的《个人资料保护政策(客户资料处理)》。

1. 关于我们

Hoong Dai Commercial Services Centre 是一家总部位于新山的马来西亚企业服务公司,提供公司注册、公司秘书、会计与记账、税务、薪资、电子发票及相关服务。就本政策所述的个人资料而言,宏徕是对你的个人资料负责的资料使用者。

2. 同意(一般原则)

除非获得你的同意,否则我们不会处理你的个人资料。当你通过我们的表格(联系、咨询、报价、文件清单或求职申请)提交资料、勾选「我同意隐私政策」选项,或以其他方式向我们提供个人资料时,即表示你同意我们按本政策所述收集、使用及披露你的个人资料。若你向我们提供第三方(例如董事、股东、员工或家庭成员)的个人资料,即表示你已取得对方同意我们处理其资料。

3. 我们收集的个人资料

• 身份与联系资料 —— 姓名、身份证/护照号码、住址与营业地址、电邮、电话/WhatsApp 号码,以及(如有需要)性别与出生日期。
• 业务与公司资料 —— 公司名称、注册号码,以及董事、股东、高级职员与最终受益人的详情,连同提供服务所需的文件。
• 「认识你的客户」(KYC / 尽职调查)资料 —— 在法律要求核实身份与最终受益权时,我们可能收集身份证明文件副本、国籍、税务居民身份、资金/财富来源及相关资料。
• 财务与会计记录 —— 当你委托我们的会计、税务、薪资或电子发票服务时。
• 招聘资料 —— 简历、学历、工作与教育经历,以及你在应聘时提供的任何资料。
• 技术资料 —— 通过标准服务器日志及必要 cookies 收集的基本网站使用信息。

上述部分资料可能属 PDPA 下的「敏感个人资料」(例如健康资料,或依 2024 年修订所指的生物识别资料)。我们仅在必要时,并在取得你的明确同意或法律另有允许的情况下,收集敏感个人资料。

4. 处理目的(通知与选择)

我们基于以下目的收集与处理你的个人资料:

• 回复你的咨询、准备报价并提供你所要求的服务。
• 办理公司注册、秘书、会计、税务、薪资、电子发票及相关合规工作。
• 履行我们与你的合约并管理客户关系,包括开票与记录保存。
• 履行法律、监管及法定义务,包括 KYC / 反洗钱审查,以及向 SSM、LHDN、KWSP/EPF 与 PERKESO/SOCSO 等当局的申报。
• 评估与处理求职申请。
• 基于我们的合法业务利益,例如改善服务、维护安全与防范欺诈。
• 在获得你同意的情况下,向你发送服务通知或你可能感兴趣的服务资讯。

提供个人资料属自愿性质。但若你选择不提供我们所需的资料,我们可能无法回复你或提供服务。

5. 营销通讯

我们仅在你已同意、或法律另有允许的情况下,通过电邮、WhatsApp 或其他电子方式向你发送营销通讯。你可随时免费通过最后一节的联系方式撤回同意或取消订阅 —— 这不影响撤回前所进行的任何处理的合法性。

6. 我们如何共享你的个人资料

我们对你的个人资料严格保密,绝不出售。仅在必要时,我们可能向以下类别的接收方披露:

• 为提供服务或遵守法律所需对接的政府机构与监管单位(如 SSM、LHDN、KWSP、PERKESO、马来西亚皇家关税局)。
• 协助我们的专业顾问、审计师及受委服务提供者(包括 IT、软件与云端供应商),他们均受保密义务约束,并仅按我们的指示行事。
• 法律要求或允许披露、或与法律程序相关的任何一方。
• 在合并、收购、重组或业务/资产转让情况下的承继实体。
• 在你已同意的情况下的任何其他一方。

7. 个人资料的跨境转移

你的个人资料一般在马来西亚境内储存与处理。若我们的服务提供者(例如云端、会计或薪资软件供应商)在马来西亚境外处理个人资料,我们将采取合理步骤,确保该转移符合 PDPA,并使你的个人资料继续受到适当的保护措施保障。

8. 安全

我们采取适当的物理、技术与组织措施,以合理步骤保护你的个人资料,防止遗失、滥用、未经授权的访问、修改或披露。我们亦要求代表我们处理个人资料的第三方对其保密并妥善保护。

9. 保留

我们仅在实现上述目的及遵守马来西亚法律、会计与税务记录保存要求所需的期间内保留你的个人资料。会计与税务记录一般保存至少七(7)年,KYC / 客户尽职调查记录则保存至适用反洗钱法律所要求的期间。当不再需要时,资料将被安全销毁或永久删除。

10. 资料完整性

我们采取合理步骤,确保所持有的个人资料准确、完整、不具误导性并保持更新。若你的个人资料有任何变动,请通知我们。

11. 你的权利(查阅与更正)

在符合 PDPA 所载条件的前提下,你有权:

• 要求查阅我们持有的、关于你的个人资料;
• 要求更正不准确、不完整、具误导性或过时的资料;
• 随时撤回同意,或限制对你资料的处理;
• 要求我们停止将你的个人资料用于直接营销;
• 在适用情况下,要求将你的个人资料转移至另一方(资料可携性);以及
• 查询你的个人资料如何被处理。

如需行使上述任何权利,请通过最后一节的联系方式与我们联系。我们将依据 PDPA 回应。请注意,撤回同意可能意味着我们无法再为你提供某些服务。若你认为自身权利受到侵犯,亦可向马来西亚个人资料保护专员提出投诉。

12. Cookies

本网站仅使用网站正常运作所需的最少量必要 cookies 及标准服务器日志。我们不会使用 cookies 为你建立广告画像。

13. 政策变更

我们可能会不时更新本隐私政策。最新版本将始终发布在本页,并附上「最后更新」日期。

本文件的英文、马来文与中文版本如有任何抵触,概以英文版本为准。